1. Krav til eksportører

Her finner du ansvaret som stilles til deg som eksportør og hvordan Mattilsynet fører tilsyn med eksportører.

Ny innen eksport

Prøv vår eksportguide:

Ditt ansvar som eksportør

Du er juridisk ansvarlig for eksportpartiet.

Partiet skal være i Norge helt frem til sertifikatet er utstedt.

Det skal kun være ett originalt sertifikat på ett og samme parti.

Dersom du blir oppmerksom på at partiet ikke samsvarer med opplysningene i et utstedt helsesertifikat, skal du straks informere Mattilsynet om avviket. Mattilsynet vurderer hvilke konsekvenser dette vil medføre for partiet og sertifikatet.

Krav fra importland

Som eksportør skal du vite hvilket helsesertifikat du skal bruke, og hvilke andre eksportdokumenter landet du ønsker å eksportere til krever. Du må kjenne til kravene hvert importland stiller til varene og produsenten, og du skal sikre at disse kravene er oppfylt før du eksporterer varer:

Krav fra importland

Tilsyn fra Mattilsynet

Mattilsynet fører tilsyn med at sjømaten som eksporteres er trygg og produsert i trygge omgivelser etter vårt regelverk og eventuelle særkrav.

Mattilsynet fører tilsyn med at sjømaten som eksporteres er i samsvar med informasjonen som står på sertifikatene, både den informasjonen som sendes inn av eksportøren og den som står i attestasjonsfeltet.

Mattilsynet skal være forutsigbare når forhåndsmeldinger og sertifikater behandles. Unødvendige forsinkelser for eksporten skal unngås. Eventuelle forsinkelser i behandlingen skal varsles til eksportøren.

1.1 1.1 Du skal vite hva importlandet krever

I oversikten over eksportdokumenter per land (nedenfor) ser du hvilke helsesertifikater som kreves av de ulike importlandene. Listen kan være ufullstendig eller ikke helt oppdatert, så vi anbefaler at du i samarbeid med importør på forhånd sjekker hvilke dokumenter importlandet krever.

Sertifikatene inneholder importlandets krav til mattrygghet og dyrehelse. Disse kravene må være oppfylt for at partiet får komme inn i landet. Feil vil medføre problemer ved mottak i importlandet. Mattilsynet har begrenset anledning til å håndtere situasjoner der varer står fast utenfor Norge.

Oversikt over eksportdokumenter per land

Du finner mer informasjon om sertifikater og krav fra ulike importland på våre nettsider for eksport av fisk og sjømat. Dersom du er usikker, må du kontakte kunde/importør og be dem sjekke dette opp med sine matmyndigheter.

Erklæring sammen med sertifikatet

Noen importland stiller krav til flere dokumenter ved import, for eksempel erklæringer. Erklæringer bekrefter generelle forhold utover det som er beskrevet i sertifikatet, basert på regelverk og resultater fra overvåkings- og kontrollprogrammer. Et eksempel er erklæring om at norsk fisk og sjømat ikke inneholder helseskadelige mengder av fremmedstoffer eller radioaktivitet.

Behov for erklæringer eller andre dokumenter som ikke fremkommer i listen "Oversikt over eksportdokumenter per land", må dokumenteres med det konkrete kravet fra myndighetene i importlandet.

Dersom sertifikatet ikke inneholder alle krav

Ofte ønsker kunde eller importør at vi skal sertifisere for annet enn det som står i sertifikatet. Slike kundekrav er Mattilsynet uvedkommende og må håndteres av eksportør. Dersom kundekravet har opprinnelse i konkrete krav fra myndighetene i importlandet, må dette dokumenteres for at vi skal vurdere å bistå.

Dersom det ikke finnes sertifikat for produktet eller landet du skal eksportere til

Ta kontakt med kunde eller importør i importlandet og forhør deg om hvilken dokumentasjon myndighetene krever når varen skal importeres. Kontakt deretter ditt lokale avdelingskontor i Mattilsynet, som videreformidler forespørselen til Seksjon internasjonalt samarbeid ved Mattilsynets hovedkontor. Seksjonens medarbeidere prioriterer mellom de ulike henvendelsene, forhandler med importlandets myndigheter om innholdet i helsesertifikatene og utarbeider malene for nye sertifikater.

I vår landoversikt kan du se hva som gjelder for eksport av fisk og sjømat til hvert enkelt land.

Gå til landoversikten

1.2 1.2 Forhåndsmelding

Noen helsesertifikater som du søker om i Mattilsynets skjematjeneste inneholder krav som må kontrolleres av det avdelingskontoret som fører tilsyn med produsenten.

Disse sertifikatene krever forhåndsmelding:

1.2.1 1.2.1 Send inn forhåndsmelding i god tid før partiet forlater Norge

Noen helsesertifikater som søkes om i Mattilsynets skjematjeneste har krav som må bekreftes av tilsynskontoret, som er det kontoret i Mattilsynet som fører tilsyn med produsenten.

For å få utstedt disse sertifikatene må du sende inn en forhåndsmelding før du søker om selve sertifikatet. Forhåndsmeldingen må sendes inn i tilstrekkelig tid før partiet forlater landet slik at

vi får behandlet forhåndsmeldingen innenfor våre åpningstider
partiet er i Norge frem til søknaden om helsesertifikat er godkjent
vi har en reell mulighet til å føre tilsyn med partiet

I forhåndsmeldingen oppgir du estimert antall enheter og mengde (kg). Varene trenger ikke å være ferdig produsert når forhåndsmeldingen sendes inn, men vi behandler ikke forhåndsmeldingen før siste produksjonsdag.

Åpningstider for utstedelse av helsesertifikater

Partiet skal være i Norge frem til søknaden om helsesertifikat er godkjent.

Du må sende inn forhåndsmelding og søke om sertifikat i tilstrekkelig tid, slik at vi får behandlet sertifikatsøknaden før varene forlater Norge.

Det utstedes ikke sertifikat på varer som har forlatt landet før søknaden har blitt godkjent. Dette gjelder uavhengig om partiet har forhåndsmelding eller ikke. Eksportør er ansvarlig for at partiet befinner seg i Norge frem til søknaden er godkjent

1.2.2 1.2.2 Slik fyller du ut en forhåndsmelding

Forhåndsmelding sender du inn i Mattilsynets skjematjeneste.

Tilsynskontoret vurderer om kravene i sertifikatet som forhåndsmeldes, er oppfylt av produsent og eksportør, og om forhåndsmeldingen er korrekt utfylt. Tilsynskontoret er det Mattilsyn-kontoret som fører tilsyn med produsenten.

Utfylling av felt i forhåndsmeldinger

Du skal alltid oppgi korrekte opplysninger i forhåndsmeldingen og kvalitetssikre disse. Feil kan medføre problemer ved mottak i importlandet.

Kontaktperson:

Kontaktperson hos søker, som kan kontaktes ved spørsmål. For hurtigst mulig saksbehandling er det viktig at denne personen er tilgjengelig.

Eksportør:

Den som er ansvarlig for eksporten overfor Mattilsynet.
Eksportør skal være et norskregistrert firma eller et norskregistrert firma som opptrer på vegne av en utenlandsk bedrift.

Partiet er tilgjengelig for inspeksjon hos (fra og til dato og klokkeslett):

Partiet må være i Norge og tilgjengelig for inspeksjon innenfor hele den angitte tiden, som må være innenfor vår åpningstid. Hvis det oppstår avvik fra dette, skal vi informeres straks.
Tidsrommet partiet er tilgjengelig må være stort nok til at vi har en reell mulighet til å planlegge og utføre et tilsyn med partiet.
Det er vanskelig å fastsette hvor lenge partiet skal være tilgjengelig for inspeksjon. Dette avhenger blant annet av avstanden mellom tilsynskontoret og produsenten. Vi anbefaler at varene er tilgjengelig for inspeksjon i minst 24 timer. Dersom det ikke er nok tid til å inspisere partiet, kan vi avslå søknaden.
Varene skal være ferdig produsert når partiet er tilgjengelig for inspeksjon. Unntaket er fersk laksefisk, hvor vi kan inspisere partiet mens det produseres.

Partiet er tilgjengelig for inspeksjon hos (firma/sted):

Firma/sted hvor varepartiet er tilgjengelig for kontroll. Stedsangivelsen skal være eksakt slik at det er mulig å finne partiet.

Sertifikatmal:

Du skal vite hva importlandet krever før varene sendes ut av Norge. Du skal vite hvilket sertifikat du skal bruke og om du trenger andre eksportdokumenter. Du skal vite hvilke krav importlandet stiller til varene og produsenten, og du skal sikre at disse kravene er oppfylt.
Forhåndsmeldingen kan ikke brukes til andre sertifikatmaler enn den valgte.

Produksjonsperiode:

Forhåndsmeldingen kan sendes inn før varene er ferdig produsert. Vi behandler forhåndsmeldingen siste produksjonsdag.

Antall enheter/mengde (kg):

Du kan angi estimert antall enheter og mengde (kg).

Godkj. nr./pakkenr.:

I feltet for produsent tillates ikke ord eller begrep som "on behalf of" eller lignende.

Tilstand og behandlingsmåte:

Dette feltet flettes direkte inn i sertifikatet fra forhåndsmeldingen og må oppgis på engelsk, eventuelt spansk, portugisisk eller fransk, avhengig av type sertifikat.
Feltet skal inneholde en beskrivelse av produktet. Beskrivelsen skal stemme overens med tilstanden og behandlingsmåten til det fysiske partiet og hvordan det er merket.
o Eksempler på tilstand: alive, fresh, frozen, canned, oil, meal, powder.
o Eksempler på behandlingsmåte: round, gutted, head on, head off, fillet, dried, salted, smoked, breaded.
Opplysningene må være beskrivende nok til at Mattilsynet kan vurdere forhåndsmeldingen og sertifikatsøknaden. Dersom det mangler nødvendige opplysninger må forhåndsmeldingen og eventuelt sertifikatsøknaden sendes inn på nytt.
I forhåndsmeldingen for "1.1.75 Australia, helsesertifikat, laksefisk" og "1.1.72 Australia, helsesertifikat, laksefisk for videre bearbeiding i utlandet" skal både tilstand og behandlingsmåte alltid fremkomme i feltet.

Fisketilstand:

Fisketilstand (ambient, fersk, frossen) skal samsvare med varenes temperatur og merking.

Registrer vedlegg:

På dette trinnet kan du laste opp tilleggsopplysninger, som for eksempel påkrevde egenerklæringer eller bilde av etikett.

1.2.3 1.2.3 Slik behandler vi en forhåndsmelding

Forhåndsmeldingen går automatisk til tilsynskontoret, som er det kontoret i Mattilsynet som fører tilsyn med produsenten av partiet.

Tilsynskontoret har kjennskap til produsenten og skal derfor gjøre den faglige vurderingen av om kravene er oppfylt.

Partiet skal være i Norge helt frem til forhåndsmeldingen er godkjent og sertifikatet er utstedt. Dette er eksportør sitt ansvar. Vi utsteder ikke sertifikater på varer som allerede har forlatt landet, uavhengig av om partiet har forhåndsmelding eller ikke.

Slik vurderer vi forhåndsmeldinger

Vi vurderer om kravene som stilles fra importlandet er oppfylt. En oversikt over kravene i sertifikater med forhåndsmelding, finner du på landsidene.
Vi vurderer om forhåndsmeldingen er fylt ut og sendt inn i henhold til våre rutiner.
Vi godkjenner forhåndsmeldingen dersom kravene fra importlandet og Mattilsynet er oppfylt.
Dersom vi avdekker at eksportøren, varene eller produsenten ikke oppfyller importlandet eller Mattilsynet sine krav, vil vi informere eksportøren. Dersom det ikke gjøres nødvendige endringer, vil ikke forhåndsmeldingen bli godkjent.
Vi kan kreve å føre tilsyn med partiet når det søkes om forhåndsmelding. Tilsynet kan være en stikkprøvekontroll, oppfølging av tidligere tilsynsresultater eller på grunn av mistanke.

1.2.4 1.2.4 Du må søke om helsesertifikat i tilstrekkelig tid før partiet forlater Norge

Du må søke om helsesertifikat i god tid, slik at

partiet er i Norge frem til søknaden er godkjent
vi får utstedt sertifikatet innenfor våre åpningstider
vi har en reell mulighet til å føre tilsyn med partiet

I sertifikatsøknaden skal du angi nøyaktig antall enheter og mengde (kg). Varene må derfor være ferdig produsert før søknad om sertifikat sendes inn.

Partiet skal være i Norge frem til søknaden om helsesertifikatet er godkjent

Du må søke om sertifikat i tilstrekkelig tid før varene forlater Norge. Det utstedes ikke sertifikat på varer som allerede har forlatt landet. Dette gjelder uavhengig om partiet har forhåndsmelding eller ikke. Eksportør er ansvarlig for at partiet ikke forlater landet før søknaden er godkjent.

Vi utsteder helsesertifikater innenfor våre åpningstider

Hvis du sender søknad om sertifikat på slutten av en arbeidsdag, må du være forberedt på at vi kanskje ikke vil få tid til å utstede sertifikatet før neste dag. I slike tilfeller bør du kontakte sertifikatkontoret for å avtale siste mulighet for innsending den aktuelle dagen.

Det er mulig å forespørre utstedelse av sertifikater for sjømat utenom ordinær arbeidstid.

Åpningstider for utstedelse av helsesertifikater

Tidsfrist ved bruk av Mattilsynets skjematjeneste

Sertifikatsøknader som sendes inn i skjematjenesten, må sendes inn slik at vi får utstedt sertifikatet innenfor våre åpningstider. Søknader som sendes inn før kl. 12, vil bli behandlet samme dag. Vi vil varsle deg om eventuelle forsinkelser umiddelbart. Dersom sertifikatet har forhåndsmelding, må denne være godkjent før sertifikatet kan utstedes.

Tidsfrist ved bruk av ny eksportløsning

Med den nye eksportløsningen får eksportør mer fleksibilitet. Her blir de fleste søknadene behandlet automatisk, og varene kan forlate landet når søknaden har fått status "godkjent".

Papirsertifikater kan skrives ut og hentes senere. Elektroniske sertifikater (e-Cert) blir tilgjengelige for importlandets myndigheter straks søknaden er godkjent.

Vær oppmerksom på at søknader som må vurderes manuelt blir behandlet innenfor våre åpningstider. Partiet skal ikke forlate landet før søknaden har blitt vurdert og godkjent.