Når du importerer mat og drikke (næringsmidler) til Norge, har du ansvar for at maten og drikken er trygg – både for folk, dyr og miljø. Her får du oversikt over rutiner du må ha for å sikre at reglene etterleves, og at maten og drikken du importerer er trygg.
Alle importører og første mottakere må ha rutiner som sikrer at maten som importeres og omsettes, er trygg. Veilederen gir deg informasjon om rutinene du må ha og har også eksempler på sjekklister.
En rutine forklarer hvordan en aktivitet eller oppgave skal gjøres, og sikrer at det blir gjort likt hver gang. En slik samling av rutiner vil være ditt styringssystem for å sikre trygg mat og drikke.
En rutine kan være skriftlig eller muntlig. Behovet for skriftlige eller muntlige rutiner vurderes ut fra virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.
Sjekklister er et godt hjelpemiddel. For eksempel kan du ha en rutine for hva som skal kontrolleres ved mottak av varer, når dette skal gjøres og hvem som er ansvarlig.
Til rutinen kan du ha en sjekkliste som skal fylles ut ved varemottak og arkiveres som dokumentasjon på at mottakskontrollen er utført.
Du kan lage enkle og tilpassede rutiner selv. Dette kan være bedre enn at du kjøper et stort ferdiglaget system som ikke passer din importvirksomhet, og som ikke blir brukt. Det er viktig at rutinene og sjekklistene du lager brukes, og at de oppdateres når det skjer endringer.
Du kan få andre til å lage rutinene for deg. Hvis du trenger hjelp fra fagfolk, har mange ulike produkter, innfører varer fra mange forskjellige land, eller ikke har kapasitet til å lage rutinene selv, kan dette være en god løsning. Men da bør du være aktivt med i arbeidet for å få rutiner som passer for deg.
Artikkel 17 i matlovsforskriften har krav til at driftsansvarlige for næringsmiddelforetak «oppfyller kravene i næringsmiddelregelverket som er relevante for deres virksomhet, og kontrollerer at disse kravene overholdes».
Se hele matlovsforskriften (lovdata.no)Du må vite hvilke regler (lover og forskrifter) som gjelder for importører av mat og drikke.
For at du skal kunne sikre og kontrollere at varene du importerer er i henhold til krav i regelverket, må du vite hvilke regler som gjelder for varene dine. Du må derfor lage en fullstendig oversikt over reglene som gjelder. Mange lager et dokument der de lister opp reglene og legger inn lenker direkte til lovdata for hver regel.
Finn reglene: Lover og forskrifter
På siden på lenken over finner du et søkefelt, og du kan også filtrere på tema for å finne reglene.
Som importør er du ansvarlig for å følge reglene og ha oversikt. Det holder ikke å bare vise til lover og forskrifter på mattilsynet.no eller lovdata, eller å ha en konsulent som har oversikt. Du må selv ha kontroll på reglene.
Det skjer ofte endringer i reglene som gjelder import av mat og drikke. Derfor er det viktig at du har en god rutine for hvordan du holder deg oppdatert på endringer, og hvordan du oppdaterer egne rutiner som følge av endringer i reglene.
Du kan abonnere på nyhetsbrev fra Mattilsynet for å få tilsendt melding om endringer i reglene.
For å importere mat og drikke må du ha nødvendig kompetanse eller ha fått opplæring som gjør deg i stand til å følge reglene.
Du må blant annet kjenne til reglene som gjelder for
Derfor må du ha formell opplæring eller annen opplæring som gjør deg i stand til å importere.
Du som er ansvarlig for virksomheten, skal sørge for at alle ansatte har nødvendig kompetanse. Du må derfor ha en rutine for opplæring.
Nyansatte skal læres opp i arbeidsoppgavene og rutinene de skal følge. Du må også ha en plan for hvordan erfarne ansatte holder kompetansen sin oppdatert.
Hvis du ikke har tilstrekkelig kompetanse i virksomheten, kan du kjøpe tjenester fra konsulentfirma.
Mattilsynet kan veilede om reglene og om hvordan de skal forstås. Men vi kan ikke vurdere varer og dokumentasjon for importørene.
Du skal ha rutiner for å oppdatere opplysningene om virksomheten din i Mattilsynets skjematjeneste.
Les mer om registreringer i Mattilsynets skjematjeneste: Kommersiell import av mat – en innføring
Før du bestiller varer, må du sjekke om leverandøren eller produsenten har systemer som sikrer at maten og drikken er trygg.
Du må lage en rutine som forklarer hva du vurderer og hvilken dokumentasjon du ber om når du vurderer leverandørene dine.
Vi har laget en sjekkliste med eksempler på hva du kan vurdere før du inngår avtale med en ny leverandør. Du kan tilpasse sjekklisten slik at den passer for din virksomhet.
Forhåndsvurdering av leverandør
Ta vare på utfylte sjekklister for hver leverandør, samt dokumenter og sertifiseringer du får fra leverandørene. Om sertifiseringen kun gjelder for en begrenset tidsperiode, må du be om ny når sertifiseringen ikke er gyldig lenger.
Når du har funnet en leverandør som du vurderer har gode rutiner for å sikre trygg mat, må du vurdere om varene du ønsker å importere er trygge og i samsvar med reglene som gjelder i Norge.
Lag en rutine som viser hva du skal sjekke, og hvilken dokumentasjon du skal be om når du vurderer varene. Ta vare på sjekklister og dokumentasjon for hver vare.
For å kunne vurdere varen godt, må du samle inn informasjon om den, som for eksempel:
Hvis informasjonen står på etiketten, holder det med et bilde av den.
Avhengig av type vare og hvilke ingredienser den inneholder, må du vurdere hvilke regler som gjelder og om kravene i regelverket er oppfylt. For eksempel om eventuelle tilsetningsstoffer er lovlige og om varen er riktig merket.
I Norge gjelder samme regler for mat og drikke som i EU. Varer som er produsert i en registrert/godkjent virksomhet i EU, skal være produsert etter EU-reglene. Hvis du importerer varer med opprinnelse i en tredjestat fra en EU-importør, bør du vurdere om importøren i EU har gode rutiner for å kontrollere at varene oppfyller EU-reglene.
Norge har i tillegg nasjonale regler på enkelte områder. Når du importerer varer fra EU, er det derfor viktig å sjekke om det gjelder nasjonale regler for disse varene. Er det krav til salmonellagaranti, gjelder forskrift om kosttilskudd eller forskrift om tilsetning av vitaminer, mineraler og “andre stoffer” for varen, eller inneholder varen genmodifiserte ingredienser? Og er varen merket på norsk eller et språk som i stavemåten er lik norsk?
For eksempel har Norge egne regler for tilsetning av vitaminer, mineraler og “andre stoffer, og det er derfor ikke alle varer som omfattes av disse reglene som kan omsettes i Norge, selv om de omsettes i EU.
Hva du må vurdere når du importerer varer fra tredjestat, avhenger av varetype og hvilket land varen er produsert i.
Du må vurdere om det er tillatt å importere varen fra det aktuelle landet du planlegger å importere fra.
På lenken under finner du en liste over generelt regelverk du bør sjekke når du forhåndsvurderer et næringsmiddel fra tredjestat som er animalsk eller inneholder en animalsk bestanddel.
Hjelp til selvhjelp ved vurdering – animalsk vare fra tredjeland
Du må vurdere om varen er omfattet av særskilte kontrolltiltak.
I dokumentet under får du oversikt over særskilte kontrolltiltak og lenker til forskriftene.
Ikke-animalske varer med importrestriksjoner
Farer for mattryggheten kan oppstå på grunn av mikrobiologiske, kjemiske eller fysiske forhold i forbindelse med dyrking, produksjon og håndtering av varen i opprinnelseslandet. Det kan også være farer som oppstår ved transport og oppbevaring.
Du må vurdere hvilke farer det kan være i forbindelse med import av matvaren du planlegger å importere.
Eksempler på slike farer:
Er det særskilt risiko knyttet til produksjons- eller opprinnelseslandet? Det kan for eksempel være andre dyrkingsbetingelser og produksjonsmetoder som kan gi økt risiko for tilstedeværelse av smittestoffer og fremmedstoffer.
Her må du bruke kunnskapen din om varen og landet den kommer fra.
Du kan også sjekke om varen og/eller landet tidligere har vært notifisert på grunn av helsefare i EU sin database RASFF (Rapid Alert system for Food and Feed).
For å identifisere farene kan du bruke en fremgangsmåte som kalles HACCP (Hazard Analytic Critical Control Point). Det er en vitenskapelig metode som består av sju trinn. Det er de to første trinnene som passer best for importører som importerer emballerte varer.
Du kan lese mer om HACCP-metodikken: Dette er HACCP
Hvis du identifiserer farer, må du vurdere hvilken dokumentasjon du skal kreve av leverandøren. Du må også vurdere om du skal utarbeide en plan for å ta ut prøver av varen. I så fall, hva bør varen analyseres for, hvor ofte og når på året?
Vi har laget en sjekkliste med eksempler for vurdering av nye varer. Du kan tilpasse sjekklisten til din virksomhet.
Skjema for vurdering av vare før import
På nettsiden vår om uønskede stoffer i mat, er næringsmiddelfarer beskrevet.
Her kan du lese om
Gå til "Uønskede stoffer i mat"
I tillegg har "Dagligvarehandelen" retningslinjer for hygiene i dagligvarehandelen, der farer i næringsmidler er forklart
Kriminalitet relatert til omsetning av mat er godt kjent i Europa og skjer også i Norge. Dette kan være en trussel for mattryggheten
Kriminalitet er bevisste handlinger satt i system med ønske om økonomisk gevinst. Se kontrollforordningen og IMSOC-forordningen (Forordning (EU) nr. 2017/625 artikkel 9 nr. 2 og forordning (EU) 2019/1715 artikkel 2 nr. 21).
Fire kriterier skal være oppfylt for å bli definert som kriminalitet:
Som importør av mat og drikke må du være oppmerksom på at matkriminalitet foregår, og at enkelte varer er mer utsatt for kriminalitet og svindel enn andre. Du må ha rutiner for hvordan du forebygger svindel.
Disse varene er noen av de som oftest er utsatt for kriminalitet:
Juksing med holdbarhetsdato er en ny trend. Det skjer ved at kriminelle får tak i varepartier med utgått holdbarhetsdato, endrer datoen, og plasserer varene på markedet igjen.
Mer om dette kan du lese på informasjonssiden fra EU kommisjonen og Europol:
Første mottaker skal føre register over importerte matvarer, og sjekke at hvert eneste vareparti er i samsvar med reglene før det omsettes videre.
Registeret over importerte varepartier skal inneholde:
Ved import av animalske næringsmidler og andre varer av animalsk opprinnelse, skal det i tillegg kontrolleres at:
1. partiet følges av handelsdokument, veterinærsertifikat eller annen pålagt dokumentasjon. Grensekontrollpliktige næringsmidler skal følges av CHED.
2. det er samsvar mellom dokumentasjonen i nr. 1 og vedkommende vareparti og
3. varene er forskriftsmessig stempelmerket
Register over mottatte leveranser skal oppbevares i to år. Det samme gjelder handelsdokumenter eller veterinærsertifikater som har fulgt med varene.
I tillegg til register over mottatte varepartier, må du som importør i samarbeid med første mottaker, lage rutiner for en fysisk mottakskontroll. Eksempel på hva som kan kontrolleres er:
Første mottaker må dokumentere at den fysiske mottakskontrollen er uført ved hver innførsel. Dette kan gjøres ved hjelp av sjekklister.
Hvis du ikke er første mottaker selv, må du sikre at første mottaker er kjent med sine plikter. Det er anbefalt å lage en skriftlig avtale mellom deg som importør og første mottaker. Avtalen må beskrive plikten til å føre register over mottatte vareparti og å utføre en fysisk mottakskontroll. Første mottaker må varsle importøren om det avdekkes avvik under mottakskontrollen.
Som importør er det ditt ansvar å reagere raskt når du får informasjon om mat og drikke som ikke er trygg.
Du må vite hvordan du håndterer en slik situasjon, og ha gode rutiner for sporbarhet og tilbaketrekking og tilbakekalling. Tilbaketrekking er å fjerne utrygg mat fra markedet før den når forbruker. Ved tilbakekalling har varen nådd forbruker.
Du må på forhånd ha definert når en vare skal tilbaketrekkes og tilbakekalles. Husk også rutiner for varsling til Mattilsynet, og rutiner for å gi informasjon til kunder og/eller publikum i de tilfeller det er aktuelt.
For å sikre målrettet tilbaketrekking av mat og drikke må varene kunne spores. Du må kunne spore en spesifikk vare ett ledd fram (mottaker) og ett ledd tilbake (leverandør). Varene kan ofte identifiseres via lotnummer, produksjonsdato og lignende. Oppbevaring av faktura og skriftlige registreringer i mottakskontroll vil være viktig dokumentasjon på sporbarhet.
Sporbarhet og systemer for å håndtere sporbarhetsopplysninger gir ikke trygge næringsmidler i seg selv, men er en forutsetning for at du skal kunne trekke tilbake næringsmidler som ikke er trygge.
Les mer om sporbarhet i Veileder om sporbarhet for mat og drikke inkludert kosttilskudd. Du finner også nyttig informasjon om sporbarhet, tilbaketrekking og tilbakekalling i en egen retningslinje utarbeidet av Standardiseringsutvalget for Norsk Dagligvarebransje (stand.no).
Du skal ha en rutine for avviksbehandling og korrigerende tiltak.
Det vil si at det skal finnes en rutine som sier hva du må gjøre når avvik skjer (når noe går galt), og hvordan du skal følge opp avviket for å hindre at avviket skjer igjen (korrigerende tiltak).
Du må dokumentere avviksbehandlingen og de korrigerende tiltakene, for eksempel ved å fylle ut et skjema for registrering av avvik og korrigerende tiltak for hvert avvik.
Hensikten med en rutine for dokumentstyring er å holde orden på bedriftens dokumenter og sikre at bare godkjente og oppdaterte versjoner brukes. Systemet er også viktig for å vise at rutinene fungerer godt.
En rutine for dokumentstyring skal gjelde alle dokumenter i ditt styringssystem som
Hvert dokument bør utstyres med en topptekst med opplysninger som kan identifisere dokumentet og hvilken utgave av dokumentet det er.
Rutinen bør også oppgi hvor attester, registreringer, sjekklister og andre dokumenter skal arkiveres.
Du skal gå gjennom rutinene dine og revidere dem jevnlig. Dette kan for eksempel være minst en gang i året og ved vesentlige endringer eller annet som gjør at rutinene må revideres.
Det er krav om at du skal ha skriftlige rutiner for revisjon. Under revisjonen skal du undersøke om rutinene oppfyller kravene i reglene, om du/dere følger rutinene og om det dere gjør er i tråd med kravene i reglene.
Eksempler på sjekkpunkter under revisjon:
Internkontroll
Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i næringsmiddellovgivningen.
Næringsmiddellovgivningen
Regler som har til formål å sikre helsemessige trygge næringsmidler og fremme helse, kvalitet og forbrukerhensyn i næringsmiddelvirksomheter som produserer, pakker, lagrer, transporterer, omsetter eller importerer næringsmidler, herunder fisk og øvrige animalske næringsmidler.
Rutine
En alminnelig akseptert måte å utføre en aktivitet på.
Avvik
Manglende oppfyllelse av krav fastsatt i lov og forskrift.
Fare
En biologisk (for eksempel Salmonella), kjemisk (for eksempel dioksin, allergener) eller fysisk (for eksempel harde, skarpe fremmedlegemer som biter av glass, metal) agens i næringsmidler med potensiale til å forårsake en helseskadelig virkning.
Fareanalyse
Prosessen med å innhente og evaluere informasjon om farer som er identifisert i råvarer og andre ingredienser, omgivelsen, i prosessen, eller i næringsmiddelet, samt forhold som fører til forekomst farer for å bestemme om det gjelder signifikante farer eller ikke.
HACCP-baserte framgangsmåter eller ‘HACCP’
Framgangsmåter basert på prinsippene om fare-analyse og kritiske styringspunkt (HACCP), det vil si system med egenkontroll som identifiserer, evaluerer og styrer farer som er signifikante for næringsmiddeltrygghet i henhold til HACCP prinsippene.
Risiko
Funksjonen av sannsynligheten for en helseskadelig virkning som følge av en fare sett i sammenheng med alvorlighetsgraden av denne virkningen
God hygienepraksis (GHP)
Grunnleggende tiltak og vilkår brukt på alle ledd innen næringsmiddel kjeden for å gi trygge og egnede næringsmidler. God hygienepraksis omfatter også god framstillingspraksis (GMP) som legger vekt på riktige arbeidsmetoder, for eksempel riktig dosering av ingredienser, passende prosesstemperatur, kontrollere at pakninger er rene og uten skade. God landbrukspraksis, (GAP), for eksempel bruk av vann av tilfredsstillende kvalitet for vanning, system med «alt inn/alt ut» ved oppdrett av dyr, god veterinærpraksis (GVP), god produksjonspraksis (GPP), god distribusjonspraksis (GDP) og god handelspraksis (GTP).
Kritisk styringspunkt(er) (CCP)
Et trinn der styring kan utøves og som er avgjørende for å forebygge eller eliminere en fare for næringsmiddeltrygghet, eller redusere den til et akseptabelt nivå