2. Kvifor treng vi internkontroll?

Alle oppdrettarar ynskjer god fiskehelse og fiskevelferd. Det vil også bidra til betre økonomi, god berekraft, og etisk matproduksjon. Korleis kan di verksemd oppnå dette på ein god og systematisk måte?

Det er dette internkontroll handlar om. Verksemder som har god internkontroll, opplever å få redusert dødelegheit, betre velferd og mindre sjukdom på fisken.

Denne rettleiaren er for alle som arbeider med akvakultur. Spesielt for leiarar som arbeider med fiskehelse og fiskevelferd. Men også for andre som er involverte i produksjonen, til dømes røktarar, fiskehelsetenester, fiskehelseansvarlege og andre tilsette som arbeider med kvalitetsstyring.

Internkontroll kan ein oppleve som ei ekstra og tyngande plikt, men eigentleg er det eit verktøy for å betre produksjonen og drive forsvarleg. Internkontrollen er eit styringssystem som leiinga skal nytte til å sikre forsvarleg fiskehelse og fiskevelferd. Planlagde og grundig vurderte tiltak for å styrke fiskehelse og -velferd vil løne seg i lengda. Gjennom systematisk arbeid kan utbrot av smittsame sjukdomar reduserast. Gode arbeidsrutinar kan hindre dårleg velferd. Feil vil alltid kunne skje, men det er viktig at ein lærer av desse, slik at ulike former for svikt ikkje gjentek seg. Denne førebygginga og læringa må setjast i system, slik at det ikkje blir tilfeldig korleis drifta skjer.

Skal dei systematiske tiltaka fungere gjeld det å få dei tilsette til å ha eigarskap til systemet. Vi tilrår derfor ikkje at de kjøper eit «ferdigutvikla» styringssystem. Kompetansen som finst i verksemda må nyttast best mogleg og styrkast kontinuerleg. Styringssystemet må vere levande, og dei tilsette må vere med på å utvikle rutinar. Handteringa av fisken avhenger av den kapasiteten og kunnskapen dei tilsette har.

Føremålet med internkontrollen er:

forsvarleg drift
systematisk forbetring

Internkontrollsystemet skal medverke til at verksemda heile tida skjer i tråd med regelverket. Det er viktig at de tilpassar og oppdaterer styringssystemet slik at det passar til utviklinga av verksemda og samfunnet sine krav.

2.1 2.1 Fungerer oppdrettsdrifta som føresett?

Det er eit leiaransvar å følgje opp at drifta er god og handteringa av fisken forsvarleg:

Dette kan målast etter følgjande kriterier:

Korleis veit du som leiar at dei tilsette gjer slik som planlagt og bestemt?
Korleis følgjer du opp at måla for verksemda blir nådd?
Korleis sikrar du at verksemda oppdaterer drifta ved endringar i krava frå styresmaktene?

2.2 2.2 Internkontrollen blir aldri ferdig

Evaluering av drifta er eit viktig ledd i eit fungerande styringssystem. Om naudsynt må drifta korrigerast.

Leiinga må bruke ulike metodar for å få til dette. Avviksystem er ein metode. Rapportering ein annan. Målretta evaluering ein tredje. Internkontrollkrava byggjer på prinsippa i styringshjulet:

Rettleiar_ Internkontroll i akvakulturnæringa-3_styringshjul.png

Systematisk arbeid er når de:

planlegg drifta
gjer det som de har planlagt
regelmessig evaluerer om drifta fungerer som planlagt
endrar kurs og korrigerer drifta når det er behov for det

Styringssystemet tilpassar de til størrelsen på og risikoforholda i verksemda. Det er viktig at de skaper ein kultur med vekt på kontinuerlege framgang for fiskehelse og -velferd

2.3 2.3 Planlegging

De skal legge til rette for at produksjonen skjer i tråd med regelverket og eigne mål (strategiar) for framgang innan fiskehelse og -velferd.

Før og under produksjonen må verksemda arbeide for å identifisere risiko for svikt og lovbrot. Planar med konkrete tiltak for å redusere risiko er viktige. Allereie på planleggingsstadiet bør de vurdere kva som skal følgjast nærare opp, og korleis de skal gjennomføre evalueringa.

2.4 2.4 Utføring

I lag med arbeidstakarane må leiinga utvikle eit system for å sikre forsvarleg drift. No skal verksemda setje tiltaka de har planlagt ut i livet.

De må kontrollere og styre kjende risikoar. Den daglege drifta skal følgje opp den gode praksisen som de legg opp til i rutinar, prosedyrar og handlingsplanar.

For å få til ein levande internkontroll er det nødvendig med godt samarbeid og god kommunikasjon mellom dei ulike nivåa i verksemda. Informasjonsflyten må vere god. Når arbeidstakarane får bidra med sin eigen kompetanse for å utvikle gode rutinar, vil det vere motiverande for god og effektiv innsats. Det er avgjerande at de som handterer fisken, kjenner til kva rutinar og prosedyrar som gjeld for å oppnå best mogeleg produksjon. På områda med høgast risiko for regelverksbrot vil skriftleg informasjon og retningslinjer hjelpe dei tilsette til å sikre forsvarleg fiskevelferd.

2.5 2.5 Kontroll

I styringssystemet skal de også legge opp til oppfølging og evaluering av drifta.

Det er avgjerande at de har etablert trygge kommunikasjonslinjer mellom leiarnivåa og alle på merdkanten. Røktarane må vite kva for avvik og hendingar de skal rapportere til leiinga. På sentrale mål og område med risiko bør må leiinga spørje etter informasjon og evaluere drifta undervegs. Det er mange måtar de kan følgje opp og kontrollere drifta på, t.d.:

be om intern rapportering, til dømes frå merdkanten
gå gjennom innmelde avvik (svikt i drifta)
gå gjennom informasjon henta frå medarbeidarar og personalmøter
følgje opp tilsynsrapportar frå Mattilsynet

I tillegg må de evaluere heile drifta meir systematisk kvart år eller etter kvar produksjonssyklus. Ved å evaluere resultata finn de fram til kva som kan gjerast betre ved neste utsett av fisk.

2.6 2.6 Korrigering

Leiinga i verksemdene har ansvaret for å følgje opp evalueringane av oppdrettsdrifta ved å endre kursen.

Etter negative hendingar kan det vere behov for at de endrar praksis. Risikoreduserande tiltak som ikkje har tilstrekkeleg effekt, må endrast.

Når de har ein intern gjennomgang av oppdrettsproduksjonen etter ein produksjonssyklus, vil de kome fram til ei form for resultatanalyse. Basert på evalueringar kan det vere behov for nye risikoreduserande og førebyggande tiltak og nye målsetningar for oppdrettsproduksjonen. Dette leier over i neste runde med planlegging av den komande produksjonen i styringssirkelen.